Archived mail là tính năng lưu trữ thư để hạn chế tình trạng báo đầy bộ nhớ của email Outlook hoặc bất kỳ dịch vụ email nào khác. Do đó, để tìm hiểu về một số thông tin và cách khắc phục người dùng hãy cùng chúng tôi tham khảo nội dung bài viết ngay sau đây.

Archive mail Outlook là gì?

Archived mail Outlook được biết đến là một trong những tính năng hữu ích cho phép người dùng có thể lưu trữ thư gửi đến, thư đi ở khoảng thời gian nhất định. Khi đó, hệ thống sẽ tiến hành lưu các thư này trong mục của tài khoản, mỗi ngày có một thư mục mới được tạo ra để lưu trữ dưới dạng archivetype và chứa toàn bộ các thư được lưu trữ chỉ định. 

Hơn nữa, thay vì sử dụng lưu trữ email trong hộp thư chính thì người dùng có thể chuyển sang một vị trí mới trên ổ cứng của máy tính. Lúc này, người dùng có thể truy cập dễ dàng tất cả các email lưu trữ vào bất cứ khi nào mà dung lượng bộ nhớ của tổng của Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số cách Archived là gì thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn cách Archive mail Outlook thủ công

Người dùng có thể thực hiện Archived mail Outlook theo hình thức thủ công với bước thực hiện vô cùng đơn giản. 

Chọn mail mà người dùng muốn tiến hành lưu trữ > tiếp đến nhấn và kéo chuột vào mục Archives như hình bên dưới. Như vậy, người dùng đã sử dụng tính năng Archived với email Outlook thành công.

Hướng dẫn cách Archive mail cho từng folder trong Outlook

Nếu người dùng muốn Archived mail Outlook cho từng folder riêng mà không muốn áp dụng hình thức thủ công như cách trên thì có thể tham khảo ngay các bước được chúng tôi hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Tiến hành nhấn chuột phải vào chính thư mục mà người dùng muốn tiến hành lưu trữ > sau đó click chọn vào mục Properties…

Bước 2: Tại bước này, người dùng sẽ thấy được tab AutoArchive hiển thị trên màn hình, tại mục Archive item in this folder using the default settings chỉ cần click chọn vào Default Archive Settings…

Bước 3: Sau đó, một cố các tùy chọn sẽ hiển thị ra và người dùng có thể lựa chọn với:

• Run AutoArchive Every - Đây chính là số ngày mà chương trình AutoArchive sẽ chạy một lần.

• Show Archive folder in folder list - Hiển thị các folder thuộc bên ngoài khung của Outlook chính.

• Clean out item older than - Email sau bao nhiêu ngay sẽ được đưa vào mục Archived.

• Move old item to - Đường dẫn đến thư mục chứa mail Archived.

Bước 4: Sau khi lựa chọn xong, người dùng chỉ cần click chọn OK > sau đó chọn Apply để tiến hành lưu lại toàn bộ thay đổi.

Với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã có thể Archived mail Outlook thành công với từng folder. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách để Archived toàn bộ mail nhanh chóng và dễ dàng thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn cách Archive toàn bộ mail trong Outlook

Việc Archived mail Outlook toàn bộ sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm được tối đa thời gian thực hiện. Dưới đây là các bước mà người dùng có thể tiến hành thực hiện như sau:

Bước 1: Trên giao diện của Outlook sau khi đã được đăng nhập và mở thành công người dùng click chọn vào File > chọn Info > sau đó ở mục Cleanup Tools chọn vào Archive.

Bước 2: Tại bước này, người dùng sẽ nhấn vào tùy chọn Archive this folder and all subfolders sau đó tiến hành chọn thư mục muốn lưu trữ.

Bước 3: Khi đó, tại mục Archive items older than người dùng chỉ cần nhập ngày mốc lưu trữ và tích chọn vào ô Include items with “Do not AutoArchive” checked và nhấn OK để hoàn tất.

Với 03 bước thực hiện như trên, người dùng đã thực hiện thành công việc Archived cho toàn bộ mail trong Outlook. Tiếp đến, hãy cùng tham khảo thêm cách mở file này trong email Outlook được chúng tôi chia sẻ thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn 03 bước mở file Archive trong Outlook

Nếu người dùng đã sử dụng tính năng Archived trong mail Outlook mà muốn tiến hành mở những file này thì có thể tham khảo ngay các bước gợi ý như sau:

Bước 1: Click chọn File trên giao diện của App Outlook đã được đăng nhập thành công > sau đó chọn vào mục Open & Export > và chọn vào Open Outlook Data File.

Bước 2: Chuyển sang bước tiếp theo, người dùng sẽ click chọn vào Archive > sau đó chọn Open.

Bước 3: Hoàn tất.

Xem thêm: cc trong email là gì, mail nội bộ

Với những thông tin được MSO chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiệu được cách sử dụng và khắc phục tình trạng dung lượng đầy với Archived mail trong Outlook. Nếu người dùng cần chúng tôi giải đáp thắc mắc liên quan đến chủ đề này vui lòng  liên hệ ngay đến địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: vphn@hvn.vn