Trong Outlook 365, recall email là một tính năng tiện ích, giúp người dùng có thể tránh được những sai sót khi gửi nhầm mail, sai nội dung mail, hoặc thiếu thông tin cần thiết. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thu hồi email outlook như thế nào nhanh chóng. Bài viết dưới đây MSO sẽ giúp người dùng có được những hướng dẫn cụ thể nhất khi thực hiện tính năng này.
Hướng dẫn cách thu hồi email outlook 365 nhanh chóng
Để thu hồi email outlook đã gửi một cách nhanh chóng, người dùng có thể dễ dàng thực hiện theo các thao tác hướng dẫn cụ thể sau:
Bước 1: Người dùng tiến hành đăng nhập tài khoản Outlook trên ứng dụng đã được cài đặt thành công trên máy tính.
Bước 2: Click chọn Sent Items (Thư mục gửi) và di chuyển đến vị trí thư mà người dùng muốn thu hồi. Đa phần, thư mới gửi đi sẽ được hiển thị ở đầu danh sách, giúp người dùng dễ dàng thao tác nhanh chóng.
Bước 3: Tại giao diện của ứng dụng, người dùng hãy click chọn Message. Lúc này, cửa sổ sẽ được mở rộng, người dùng di chuyển đến tính năng Move và click tiếp vào biểu tượng lá thư được hiển thị trên màn hình.
Bước 4: Tại đây, người dùng tiếp tục click chọn tính năng Recall this Message để tiến hành việc thu hồi email đã gửi trước đó. Với những phiên bản khác, nếu người dùng không thấy sự xuất hiện của tính năng recall, thì chỉ cần click vào biểu tượng … để tìm thêm.
Bước 5: Khi đã click tính năng phù hợp, một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Lúc này, người dùng hãy click vào một trong 02 tùy chọn sau:
Bước 6: Nhấn OK để xác nhận hoàn tất.
*Lưu ý: Với tính năng recall email outlook, Microsoft chỉ cho phép người dùng thực hiện thao tác trên ứng dụng Outlook của máy tính hoặc Office 365 trong cùng một đơn vị. Do đó, người dùng sẽ không thể thu hồi email đã gửi trong Outlook ở trình duyệt web.
Cách kiểm tra email outlook đã thu hồi thành công hay chưa?
Thường thì, sau khi gửi yêu cầu thu hồi email outlook 365, một thông báo với chủ đề “Báo cáo thu hồi Thư” sẽ được gửi đến người dùng. Khi đó, để xem thông báo, người dùng chỉ cần nhấp vào liên kết, thực hiện thao tác đăng nhập, hoặc xác thực thông tin đơn giản (nếu có). Cuối cùng, việc kiểm tra và xác nhận email thu hồi thành công trong outlook đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Phiên bản nào của Microsoft hỗ trợ tính năng thu hồi email Outlook?
Tính năng recall (thu hồi) email trên Outlook đã có ở phần mềm này từ rất lâu, vì vậy gần như mọi phiên bản của Outlook, người dùng đều có thể thu hồi email. Cụ thể như Microsoft 365, Outlook 2007, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019, hay Office for Business,....
Ngoài ra, việc thu hồi email đã gửi trong Outlook 2016 cho tới các phiên bản được Microsoft cập nhập mới nhất hiện nay đều được thực hiện với các thao tác tương tự. Do đó, không khó để người dùng có thể thu hồi và xử lý các sự cố gửi nhầm email của mình.
Những trường hợp không thể thu hồi email outlook 365 đã gửi
Dù đã thao tác rất nhanh chóng, nhưng trong một vài trường hợp đặc biệt dưới đây, người dùng Microsoft vẫn không thể thu hồi được email outlook đã gửi:
Người nhận đã mở email: Với outlook 365, một khi người nhận đã mở và đọc email, thì người dùng sẽ không thể nào thu hồi lại email đã gửi được nữa. Do đó, nếu email vô tình bị gửi nhầm, thì bạn hãy thực hiện thu hồi càng sớm càng tốt.
Email nằm trong thư mục công khai: Nếu email của người dùng gửi đến nhiều người xem, thì sẽ rất khó để có thể thu hồi được email khi một trong ai đó đã mở và đọc nó.
Email bị chuyển đến thư mục khác: Trường hợp email đã gửi được thiết lập bộ lọc và di chuyển đến thư mục khác (không phải inbox). Thì lúc này, người dũng cũng không thể thực hiện được thao tác recall email outlook.
Email được gửi từ ứng dụng của bên thứ 3: Tính năng thu hồi email của outlook chỉ được sử dụng trong nội bộ, nên nếu người dùng có thêm một ứng dụng khác, thì email sẽ không thể thu hồi được.
Email đã gửi bằng ứng dụng App trên điện thoại: Người dùng nếu sử dụng chế độ Exchange ActiveSync dành cho Outlook trên điện thoại, apple watch, hoặc smart watch, thì việc thu hồi email cũng sẽ không hoạt động. Vì hai phiên bản Outlook trên hai ứng dụng khác nhau sẽ khiến cho việc xử lý của hệ thống gặp sự cố, nhất là khi các thiết bị này tắt mạng.
Xem thêm: cc trong email là gì, archive mail outlook
Trên đây là những hướng dẫn thu hồi email outlook 365 chi tiết được MSO gợi ý. Nếu người dùng còn bất cứ thắc mắc nào, hãy trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh thông tin dưới đây để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn
Facebook
Twitter
Google+
